프로젝트를 마감하고 운영팀에 인계할 준비를 하던 중, 예상보다 높은 비용의 지연된 인보이스가 제출되어 인계가 지연되고 보고된 완료 비용이 증가했습니다. 프로젝트 관리자는 이를 방지하기 위해 무엇을 했어야 할까요?

정답은 "모든 프로젝트 작업 및 관련 비용을 정기적으로 캡처하고 검토했습니다"입니다. 프로젝트 관리자는 프로젝트 완료 전에 모든 비용을 정기적으로 모니터링하고 검토하여 예상치 못한 지연 인보이스와 같은 문제를 사전에 식별하고 해결해야 합니다. 이는 통합 변경 통제 프로세스의 일부이며, 비용 기준선과 실제 비용을 비교하여 편차를 조기에 파악하는 데 필수적입니다. 다른 선택지들은 다음과 같은 이유로 최선의 해결책이 아닙니다. "모든 공급업체에 인보이스 발행 및 미지급 마감일을 통보했습니다"는 좋은 관행이지만, 이미 발생한 지연 인보이스 문제를 해결하거나 예방하는 데는 충분하지 않습니다. "프로젝트 마감 시 청구된 비용과 총 약정 비용을 검토했습니다"는 사후 조치로, 문제가 이미 발생한 후에 확인하는 것입니다. "재무팀을 참여시키고 공급업체와 문제를 논의했습니다"는 문제 발생 후의 대응 조치입니다.