Als nieuwe projectmanager in een matrixorganisatie leidt u een intern softwareproject waar meer dan 1.000 medewerkers baat bij zullen hebben. Om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van de voortgang van het team, komt het team bijeen om de meest effectieve communicatiemethode te kiezen. Wat moet de projectmanager doen?

Het opzetten van een intranetsite is de meest effectieve methode omdat het een centrale, toegankelijke bron van informatie creëert voor meer dan 1.000 medewerkers. Dit bevordert transparantie en stelt belanghebbenden in staat om op hun eigen tempo en wanneer het hen uitkomt de projectvoortgang te raadplegen. Het verdelen van de organisatie onder het projectteam is onpraktisch en inefficiënt voor zo'n groot aantal mensen. De projectsponsor vragen om de voortgang te verspreiden legt een te grote last op één persoon en garandeert geen consistente communicatie. Wekelijkse e-mails aan 1.000+ belanghebbenden leiden snel tot informatieoverload en worden waarschijnlijk genegeerd, wat de effectiviteit van de communicatie ondermijnt.