Bij een internationaal project met teams verspreid over vier continenten, is het team trots op de recente iteratievoortgang, maar senior stakeholders die onbekend zijn met de voortgang maken zich zorgen dat het project kan mislukken. Hoe moet de projectmanager de zorgen van de stakeholders aanpakken?

De beste aanpak is om regelmatig, virtueel te communiceren met de stakeholders. Dit lost de zorgen op door transparantie en regelmatige updates te bieden over de voortgang van het project. Een tweewekelijkse frequentie is geschikt voor een internationaal project met verspreide teams, omdat het voldoende is om op de hoogte te blijven zonder overcommunicatie. Een samenvatting op hoog niveau is te passief en biedt geen gelegenheid voor interactie of het wegnemen van specifieke zorgen. Persoonlijke vergaderingen zijn logistiek onhaalbaar en inefficiënt voor teams verspreid over vier continenten. Het vragen aan ontwikkelaars om risico's op te sommen, is een interne taak en pakt de communicatiebehoefte van de stakeholders niet direct aan.