Bij een project dat meerdere jaren loopt, wijst de klant een nieuwe vertegenwoordiger aan die contact opneemt met de projectmanager. De vertegenwoordiger uit zijn bezorgdheid over deelname aan statusvergaderingen en de wens om rechtstreeks contact op te nemen met teamleden. Wat moet de projectmanager hierna doen?

De projectmanager moet eerst met de nieuwe vertegenwoordiger spreken om zijn begrip van het project te bepalen en zijn zorgen aan te pakken. Dit is een proactieve stap om de relatie op te bouwen, verwachtingen te managen en de vertegenwoordiger te informeren over de vastgestelde communicatiekanalen en -protocollen. Het sturen van de plannen zonder voorafgaand gesprek kan overweldigend zijn en mist de persoonlijke benadering. Contact opnemen met de klant of projectsponsor is voorbarig voordat de projectmanager zelf de situatie met de vertegenwoordiger heeft besproken. Het is essentieel om eerst de directe betrokkene te informeren en te begeleiden.