Bij een wereldwijd project kan één teamlid uit een ander land de reguliere vergaderingen niet bijwonen. Andere leden beginnen de noodzaak van de vergaderingen in twijfel te trekken, en dit beïnvloedt de planning en kwaliteit. Wat moet de projectmanager doen om de deliverables te beheren?

Het definiëren van een duidelijke agenda voor projectvergaderingen is cruciaal. Een goed gestructureerde agenda zorgt ervoor dat vergaderingen gefocust blijven op relevante onderwerpen, wat de efficiëntie verhoogt en de noodzaak van de vergadering rechtvaardigt. Dit helpt bij het beheren van deliverables, omdat beslissingen sneller en effectiever genomen kunnen worden. Het definiëren van regels voor projectvergaderingen is te algemeen en lost het specifieke probleem van de twijfel over de noodzaak van vergaderingen niet direct op. Het verplicht stellen van aanwezigheid voor alle leden is niet realistisch, vooral niet bij wereldwijde projecten met tijdzoneverschillen, en kan leiden tot frustratie. Het verplicht stellen om werk te bespreken is ook niet ideaal; niet elk teamlid hoeft bij elke vergadering zijn of haar werk te presenteren, wat de vergadering onnodig lang kan maken en de relevantie voor anderen kan verminderen.