Binnen een productontwikkelingsproject blijven belanghebbenden klagen dat opgeleverde functionaliteiten niet nodig zijn voor de business. De sponsor vraagt zich af of resources effectief worden ingezet. Wat had de projectmanager moeten doen om te voorkomen dat er werk wordt opgeleverd dat geen bedrijfswaarde toevoegt?

De juiste aanpak is om de product owner aan te moedigen om belanghebbenden te ontmoeten en een product backlog te creëren op basis van hun behoeften. In een agile omgeving is de product owner verantwoordelijk voor het maximaliseren van de waarde van het product en het beheren van de product backlog. Door direct met belanghebbenden samen te werken, kan de product owner hun behoeften beter begrijpen en prioriteren, waardoor alleen functionaliteiten worden ontwikkeld die daadwerkelijk bedrijfswaarde toevoegen. Het vastleggen van klachten als wijzigingsverzoeken is reactief en voorkomt het probleem niet. Het definiëren van de productscope en belanghebbenden verbieden hiervan af te wijken is te rigide en negeert de dynamische aard van productontwikkeling en de evoluerende behoeften van belanghebbenden. Het documenteren van behoeften en deze beoordelen in de retrospective is ook reactief; het doel is om dit probleem proactief te voorkomen.