De aannemer van een groot nieuw wegenproject heeft contractueel afgesproken om regelmatig voortgangsrapporten in te dienen en integratievergaderingen bij te wonen. Halverwege het project stoppen ze met het bijwonen van vergaderingen en het indienen van rapporten, omdat het te veel tijd kost. Wat moet de projectmanager als eerste doen?

De projectmanager moet eerst de aannemer herinneren aan de contractuele verplichtingen. Dit is de meest directe en minst escalerende aanpak om het probleem op te lossen. Het is mogelijk dat de aannemer de verplichtingen uit het oog heeft verloren of de prioriteit ervan heeft onderschat. Door hen eraan te herinneren, geeft de projectmanager de aannemer de kans om de naleving te herstellen zonder onmiddellijk juridische stappen te ondernemen of het probleem te escaleren. Het beoordelen van het risico en escaleren naar de projectsponsor is voorbarig; eerst moet een poging tot directe communicatie worden gedaan. Een claim indienen wegens contractbreuk of de bedrijfsadvocaat inschakelen zijn escalerende stappen die pas moeten worden overwogen als de directe communicatie met de aannemer geen resultaat oplevert.