De CEO klaagt over de frequentie van projectcommunicatie: vijf project-e-mails per week die de CEO geen tijd heeft om te beoordelen, en de inhoud legt de projectstatus niet uit. Wat moet de projectmanager als eerste doen?

De CEO klaagt over de frequentie en inhoud van de projectcommunicatie. Dit wijst op een probleem met hoe communicatie wordt gepland en uitgevoerd. Het communicatiemanagementplan is het document dat definieert hoe, wanneer en door wie projectinformatie wordt gecommuniceerd. Door dit plan te herzien, kan de projectmanager de communicatiebehoeften van de CEO opnieuw beoordelen en aanpassingen maken om de frequentie en inhoud te optimaliseren. Vergaderen met het team om rapporttypen en frequentie te bepalen is een stap die onderdeel kan zijn van het herzien van het communicatiemanagementplan, maar het is niet de eerste, overkoepelende actie. Eén wekelijkse samenvatting sturen is een mogelijke oplossing, maar zonder herziening van het plan is het een aanname en niet gebaseerd op een gestructureerde analyse van de behoeften. Het stakeholderbetrokkenheidsplan herzien is relevant voor hoe stakeholders worden betrokken, maar de directe klacht gaat over de communicatie, wat primair onder het communicatiemanagementplan valt.