De juridische afdeling informeert de projectmanager dat aankomende wetgeving mogelijk een sterkere bescherming van klantgegevens vereist, waardoor aanvullende beveiligingsfuncties nodig zijn die niet onder het huidige contract vallen om de klantendatabase van een cliënt te onderhouden. Wat moet de projectmanager doen?

De correcte optie is het vastleggen van de kwestie in het risicoregister en het bespreken van risicomaatregelen met de sponsor en de klant. Dit is een proactieve benadering van risicobeheer. De aankomende wetgeving vormt een potentiële bedreiging voor het project, die moet worden geïdentificeerd, geanalyseerd en waarop moet worden gereageerd. Door het in het risicoregister op te nemen, wordt het formeel erkend en kunnen beheersmaatregelen worden gepland. Door de sponsor en de klant erbij te betrekken, wordt gezamenlijk begrip en eigenaarschap van het risico en de potentiële oplossingen gecreëerd. De andere opties zijn minder effectief: Wachten tot de volgende contractonderhandelingen is te passief en kan leiden tot onverwachte kosten of vertragingen als de wetgeving eerder van kracht wordt. De hulp van de sponsor inroepen om de klant te overtuigen het contract onmiddellijk te wijzigen is te agressief en kan de relatie met de klant schaden zonder eerst de impact en opties grondig te analyseren. Wachten totdat de wettelijke vereisten definitief zijn, is reactief en kan het project in een moeilijke positie brengen als er niet voldoende tijd is om de benodigde wijzigingen door te voeren.