De projectmanager informeert de ontvangende organisatie dat de acceptatieactiviteiten zijn voltooid en de overdracht moet beginnen. De ontvangende manager antwoordt dat hun team pas over twee weken klaar zal zijn. Wat moet de projectmanager doen?

De projectmanager moet de projectsponsor onmiddellijk informeren over de vertraging, omdat dit een significante impact kan hebben op de projectplanning en -kosten. De sponsor is verantwoordelijk voor het goedkeuren van belangrijke wijzigingen en het oplossen van escalaties. Door de sponsor te informeren, kan er gezamenlijk een strategie worden bepaald om de impact te minimaliseren, zoals het herplannen van activiteiten. Het indienen van een interne wijzigingsaanvraag zonder overleg met de sponsor is voorbarig en kan leiden tot onnodige kosten. De ontvangende manager vragen om een wijzigingsaanvraag in te dienen, is niet de verantwoordelijkheid van de projectmanager; de projectmanager moet zelf actie ondernemen. Doorgaan met de oplevering zonder overdracht is onverantwoordelijk en kan leiden tot problemen bij de implementatie en acceptatie van het projectresultaat.