De projectmanager realiseert zich dat het team de systeemontwikkeling waarschijnlijk niet zal afronden vóór de geplande startdatum van de tests, vanwege technische complexiteit. Wat moet de projectmanager doen voordat hij de klant informeert tijdens de reguliere voortgangsvergadering?

Voordat de projectmanager de klant informeert, is het essentieel om de situatie grondig te begrijpen. Door samen te werken met het projectteam kan de projectmanager de exacte aard en omvang van de technische complexiteit bepalen, de impact op de planning kwantificeren en mogelijke oplossingen of alternatieve strategieën identificeren om de vertraging te mitigeren. Dit stelt de projectmanager in staat om een onderbouwde en proactieve boodschap aan de klant te communiceren, inclusief mogelijke oplossingen, in plaats van alleen een probleem te melden. Het vragen aan de projectsponsor om de klant te informeren is een delegatie van verantwoordelijkheid zonder voorbereiding. Afzien van het bekendmaken van de vertraging is onverantwoordelijk en kan leiden tot grotere problemen en een verlies van vertrouwen. De klant direct informeren zonder een gedegen analyse en mogelijke oplossingen is voorbarig en kan onnodige paniek veroorzaken.