De projectsponsor ontvangt tijdig updates, maar maakt zich zorgen dat rapporten belangrijke informatie missen. Wat moet de projectmanager doen?

De projectmanager moet de communicatiebehoeften van belangrijke belanghebbenden, inclusief de sponsor, beoordelen om te begrijpen welke informatie zij nodig hebben en in welk formaat. Dit helpt bij het identificeren van de "ontbrekende" informatie waar de sponsor zich zorgen over maakt. De andere opties zijn minder effectief: Verifiëren of de sponsor de informatie begrijpt en feedback vragen is nuttig, maar lost de onderliggende oorzaak van de ontbrekende informatie niet op. Communicatiemethoden, frequentie en detailniveau definiëren is een stap die volgt op het beoordelen van de behoeften; zonder de behoeften te kennen, kan dit leiden tot ineffectieve communicatie. Alle beschikbare projectinformatie verstrekken kan leiden tot informatie-overload en maakt het voor de sponsor moeilijker om relevante details te vinden.