De scope van een project is het vervangen van straatnaamborden binnen een straal van 10 km. De klant weigert het projectafsluitingsrapport te ondertekenen, tenzij de straal met 1 km wordt uitgebreid om aan te sluiten bij het ontwikkelingsplan van de gemeente. Wat moet de projectmanager doen?

De projectmanager moet eerst formele acceptatie verkrijgen voor het werk dat al is voltooid binnen de overeengekomen scope. Het weigeren van acceptatie door de klant, gebaseerd op een verzoek buiten de gedefinieerde scope, is niet correct. Vervolgens moet de projectmanager een wijzigingsverzoek indienen voor de uitbreiding van de scope. Dit wijzigingsverzoek zal dan via het geïntegreerde wijzigingsbeheerproces worden beoordeeld en goedgekeurd. De optie om de afsluiting uit te stellen en om aanvullende financiering te vragen is voorbarig zonder een formeel wijzigingsverzoek. Contact opnemen met de gemeente om goedkeuring te vragen is niet de primaire verantwoordelijkheid van de projectmanager op dit punt. Een nieuw project initiëren is niet nodig; een wijzigingsverzoek is de juiste procedure.