Een adviesbureau werd gecontracteerd voor 18 maanden, hoewel het project 32 maanden duurt, wat een ongeplande nieuwe aanbesteding halverwege het project noodzakelijk maakte. Wat had de projectmanager moeten doen om dit te voorkomen?

De projectmanager had een gedetailleerd, gefaseerd inkoopbeheerplan moeten ontwikkelen. Dit plan zou de volledige duur van het project (32 maanden) en de bijbehorende inkoopbehoeften hebben omvat, inclusief de noodzaak voor een langer contract of een reeks opeenvolgende contracten. Door dit plan met de klant goed te keuren, waren de verwachtingen afgestemd en was de noodzaak voor een ongeplande nieuwe aanbesteding voorkomen. De andere opties zijn minder effectief: betrekken van de klant bij onderhandelingen is goed, maar lost het onderliggende planningsprobleem niet op; rapportagefrequentie is belangrijk voor communicatie, niet voor contractduur; een tweede contract vooraf voorbereiden is een lapmiddel, geen preventieve planning.