Een bedrijf heeft een nieuw retailmanagementsysteem geïmplementeerd en overgedragen aan operations. Operations constateerde dat veel dagelijkse vereisten niet werden vervuld en dat de ondersteuningstijden beperkt waren; het projectteam viel uiteen en aannemers vertrokken, wat leidde tot veel klantproblemen. Wat had de projectleider aanvankelijk moeten doen om dit te voorkomen?

De projectleider had operations-stakeholders tijdens de planningsfase moeten betrekken. Door vroege betrokkenheid kunnen operationele vereisten, beperkingen en potentiële problemen worden geïdentificeerd en aangepakt voordat het systeem wordt overgedragen. Dit zorgt ervoor dat het systeem voldoet aan de dagelijkse behoeften en dat er voldoende ondersteuning is, wat de acceptatie en het succes na de implementatie vergroot. Het beoordelen van het projectmanagementplan is belangrijk, maar zonder input van operations is het mogelijk dat cruciale operationele aspecten ontbreken. Het verlengen van ondersteuningstijden is een reactieve maatregel en lost de onderliggende oorzaak van onvervulde vereisten niet op. Een gedetailleerde operationele handleiding is nuttig, maar vervangt niet de noodzaak van vroege betrokkenheid van stakeholders om ervoor te zorgen dat het systeem zelf aan de behoeften voldoet.