Een bedrijfsovername heeft de primaire stakeholder voor een kritiek project veranderd. De nieuwe stakeholder zegt dat ze niet op de hoogte waren van een projectvertraging waar andere stakeholders wel van wisten. Projectcommunicatie wordt aan het begin van elke week via e-mail verstuurd. Hoe moet de projectmanager reageren?

De correcte actie is om in gesprek te gaan met de nieuwe stakeholder om de projectvereisten te beoordelen en het communicatiemanagementplan bij te werken. Dit is de meest proactieve en effectieve aanpak. De projectmanager moet de behoeften van de nieuwe stakeholder begrijpen en ervoor zorgen dat het communicatieplan wordt aangepast om deze te adresseren, vooral gezien het feit dat de stakeholder niet op de hoogte was van een vertraging. Dit helpt bij het opbouwen van vertrouwen en zorgt voor effectieve toekomstige communicatie. Het sturen van bewijs dat de status is verzonden, lost het onderliggende probleem niet op en kan defensief overkomen. De stakeholder vragen om de status te beoordelen vóór de bestuursvergadering legt de verantwoordelijkheid bij de stakeholder, terwijl de projectmanager de verantwoordelijkheid heeft voor effectieve communicatie. Het delen van het communicatiemanagementplan is een goede stap, maar het volstaat niet; het plan moet mogelijk worden bijgewerkt op basis van de behoeften van de nieuwe stakeholder.