Een belanghebbende klaagde dat hij een belangrijke oplevering die in het schema stond, niet had ontvangen. Het verantwoordelijke teamlid zei dat hij de belanghebbende een e-mail had gestuurd om te laten weten dat de oplevering vertraagd zou zijn. Wat had de projectmanager moeten doen om dit te voorkomen?

De projectmanager is eindverantwoordelijk voor communicatie en moet ervoor zorgen dat belangrijke informatie, zoals vertragingen in opleveringen, effectief wordt overgebracht en begrepen door belanghebbenden. Door te bevestigen dat de belanghebbende de communicatie over de vertraging had ontvangen en begrepen, had de projectmanager deze klacht kunnen voorkomen. Rechtstreeks communiceren met de belanghebbende (optie B) is een mogelijkheid, maar de kern van het probleem is het verifiëren van de ontvangst. Het versturen van een onvolledige oplevering (optie C) is onprofessioneel en kan leiden tot verdere problemen. Voorkomen dat het teamlid communiceert (optie D) is contraproductief; teamleden moeten kunnen communiceren, maar de projectmanager moet de communicatie wel monitoren en faciliteren.