Een belanghebbende van een softwareproject zegt dat ze nooit statusrapporten over functionaliteitstests hebben ontvangen. De projectmanager levert de rapporten, en de belanghebbende ontdekt dat een belangrijke functionaliteit voor hun afdeling niet is getest. Welke tool had de projectmanager moeten gebruiken om dit te voorkomen?

Het stakeholderregister (stakeholder register) is het juiste antwoord, omdat het een gedetailleerde lijst bevat van alle belanghebbenden, hun belangen, invloed, en communicatiebehoeften. Door dit register zorgvuldig te raadplegen en te onderhouden, kan de projectmanager ervoor zorgen dat alle relevante informatie, zoals testrapporten voor kritieke functionaliteiten, naar de juiste belanghebbenden wordt gecommuniceerd. Dit voorkomt misverstanden en gemiste communicatie. Het 'issue log' (problemenlogboek) is voor het bijhouden van actuele problemen, niet voor preventie van communicatiehiaten. De 'project scope statement' (projectscopeverklaring) definieert de projectgrenzen en deliverables, maar specificeert niet de communicatiebehoeften van individuele belanghebbenden. Het 'project charter' (projecthandvest) autoriseert het project en geeft een overzicht op hoog niveau, maar bevat niet de gedetailleerde communicatievereisten voor elke belanghebbende.