Een belangrijk teamlid heeft een ongeluk gehad en zal minstens twee maanden in het ziekenhuis liggen. Backlog-items waaraan ze werkten, lopen vertraging op omdat zij de enige persoon waren die wist hoe ze deze moesten voltooien. Wat had de projectmanager kunnen doen om deze situatie te voorkomen?

Het ontwikkelen van een kennisoverdrachtsplan had de projectmanager in staat gesteld om cruciale kennis van het teamlid te documenteren en te delen met andere teamleden. Dit zou ervoor zorgen dat de projectvoortgang niet volledig afhankelijk is van één persoon en dat anderen de taken kunnen overnemen bij afwezigheid. Het identificeren van het risico en het definiëren van een risicoplan is een goede eerste stap, maar zonder een concreet plan voor kennisoverdracht lost het de afhankelijkheid niet op. Het toewijzen van items aan twee teamleden is een vorm van kennisoverdracht, maar een gestructureerd plan is effectiever. Een reservebudget voor consultants is een reactie op het probleem, geen preventie, en kan duur zijn.