Een belangrijke stakeholder klaagt dat recente projectcommunicatie onvolledig en te laat was, en begint zich terug te trekken. Wat moet de projectmanager doen?

De klacht van de stakeholder duidt op een tekortkoming in de huidige communicatiestrategie. Het Communicatiemanagementplan is het document dat beschrijft hoe projectcommunicatie wordt gepland, gestructureerd, geïmplementeerd en gemonitord. Het bijwerken van dit plan om de specifieke behoeften van de stakeholder op te nemen, is de meest proactieve en duurzame oplossing. Dit zorgt ervoor dat toekomstige communicatie aan de verwachtingen voldoet en herstelt het vertrouwen. Het uitleggen van de huidige werkwijze lost het probleem niet op. Het gelijktijdig versturen van informatie naar iedereen is niet altijd efficiënt of relevant voor alle stakeholders. De projectsponsor inschakelen is een escalatie en moet alleen als laatste redmiddel worden overwogen, nadat de projectmanager zelf heeft geprobeerd het probleem op te lossen.