Een bouwbedrijf voert een bouwcontract uit met vaste mijlpalen om bepaalde componenten te vervangen. Tijdens de uitvoering klaagt de klant dat de nieuwe componenten niet aan de eisen voldoen. Wat had de projectmanager moeten doen om dit te voorkomen?

De juiste aanpak is het definiëren van acceptatiecriteria in een kwaliteitschecklist die vóór de bouwfase is overeengekomen. Dit zorgt ervoor dat zowel het projectteam als de klant een duidelijk en gedeeld begrip hebben van wat acceptabel is, voordat het werk begint. Dit voorkomt misverstanden en geschillen achteraf. Het continu communiceren van wijzigingen in het werkplan en contract is belangrijk voor transparantie, maar voorkomt niet direct dat de componenten niet aan de eisen voldoen als die eisen zelf onduidelijk zijn. Compensatie bieden voor defecten is een reactieve maatregel, geen preventieve. Een gedetailleerd wijzigingsbeheerproces is essentieel voor het beheersen van veranderingen, maar adresseert niet de initiële definitie van acceptabele kwaliteit.