Een documentatie-audit wees uit dat het laatste projectplanning een maand oud was, hoewel de projectmanager wist dat deze recentelijk was bijgewerkt. Hoe had de projectmanager de projectdocumentatie moeten bijhouden?

Het Project Management Informatie Systeem (PMIS) is de primaire tool voor het opslaan, bijwerken en delen van projectdocumentatie. Door documentatie in het PMIS te beheren, zorgt de projectmanager ervoor dat alle belanghebbenden toegang hebben tot de meest actuele versies. Het regelmatig bijwerken van het projectmanagementplan is essentieel, maar zonder een centraal systeem zoals het PMIS kan de meest recente versie verloren gaan of niet gedeeld worden. Het toewijzen van een teamlid is geen garantie voor correcte distributie of centrale opslag. Het risicoregister beoordelen is niet relevant voor het bijhouden van projectdocumentatie.