Een geografisch verspreid team blijft na wekelijkse vergaderingen statusrapporten en bijgewerkte planningen e-mailen, wat het moeilijk maakt om wijzigingen en voortgang bij te houden. Wat moet de projectmanager doen?

De projectmanager moet een centrale opslagplaats van artefacten met een versiebeheersysteem onderhouden. Dit lost het probleem van het bijhouden van wijzigingen en voortgang op door alle projectdocumenten op één toegankelijke locatie te bewaren en te zorgen voor versiecontrole. Dit voorkomt verwarring over welke versie de meest recente is en verbetert de samenwerking. Het faciliteren van training over versiebeheer is een goede stap, maar lost het onderliggende probleem van verspreide documenten niet op. Aparte documentcontrole per regio handhaven zou de situatie verergeren door meer discrepanties te creëren. Documentbeheersoftware ontwikkelen is te tijdrovend en kostbaar; er zijn al kant-en-klare oplossingen beschikbaar.