Een HR-kostenrapport werd per ongeluk gedeeld met het hele projectteam, wat leidde tot conflicten over salarisverschillen. Wat had de projectmanager moeten doen om dit te voorkomen?

De juiste actie is om de informatie te valideren en de juiste ontvangers te bevestigen volgens het communicatiemanagementplan. Dit benadrukt het belang van het volgen van het plan en het controleren van de inhoud en doelgroep vóór verzending. Het communicatiemanagementplan moet de distributiemethoden, frequentie en ontvangers voor verschillende soorten informatie specificeren, inclusief gevoelige rapporten. Het uitsluiten van gevoelige rapporten van het plan is onpraktisch, aangezien ze toch moeten worden gecommuniceerd naar de juiste personen. Boetes voor niet-naleving zijn een reactieve maatregel en voorkomen de fout niet proactief. Het specificeren van de juiste ontvangers in het plan is een goede stap, maar de projectmanager moet nog steeds actief valideren en bevestigen dat deze specificaties worden nageleefd bij elke communicatie.