Een incrementeel project met een colocated team gebruikt een Kanban-bord om WIP te visualiseren. Een belangrijke externe stakeholder eist dat alle activiteiten stoppen totdat een statusrapport is verspreid. Wat had de projectmanager moeten doen om dit te voorkomen?

De projectmanager had wekelijkse statusupdate rapporten moeten sturen naar alle stakeholders om proactief informatie te delen en misverstanden te voorkomen. Dit zorgt voor regelmatige communicatie en houdt stakeholders op de hoogte van de voortgang, waardoor de kans op onverwachte eisen, zoals het stopzetten van activiteiten, wordt verkleind. Het opslaan van documentatie in een gedeelde map is nuttig, maar garandeert niet dat stakeholders de informatie lezen. Maandelijkse vergaderingen zijn mogelijk niet frequent genoeg voor een incrementeel project. Alle stakeholders uitnodigen voor dagelijkse standups is vaak onpraktisch en kan leiden tot overbelasting van informatie voor externe partijen.