Een klant vraagt om een project te repliceren dat twee jaar eerder in dezelfde stad is voltooid, en verwacht dezelfde kosten en duur. Tijdens het afronden van het plan constateert de projectmanager dat de basiskosten veel hoger zijn dan oorspronkelijk. Wat had de projectmanager kunnen doen om dit te voorkomen?

De projectmanager had de budgetinputs moeten verifiëren, inclusief marktprijzen, inflatie en beschikbaarheid van middelen, om te zorgen dat de schattingen realistisch waren voor de huidige omstandigheden. Het toewijzen van dezelfde resources garandeert geen gelijke kosten, aangezien hun tarieven kunnen zijn veranderd. Een budgetreserve is voor onvoorziene gebeurtenissen, niet voor het corrigeren van onjuiste initiële aannames. Kwaliteitsmanagement is belangrijk, maar het schatten van een budget hiervoor zou de hogere basiskosten niet hebben voorkomen.