Een leverancier die een nieuw systeem bouwt, meldt de projectmanager één week voor UAT dat ze slechts de helft van de beloofde functies kunnen leveren tegen de start van de UAT. Wat moet de projectmanager hierna doen?

De projectmanager moet proactief communiceren met de leverancier en het projectteam om de impact te begrijpen en oplossingen te verkennen. Dit omvat het bespreken van de oorzaak, mogelijke alternatieven, en het beoordelen van de impact op de projectdoelstellingen, scope, planning en kosten. Het direct inroepen van contractuele boetes is prematuur en kan de relatie schaden zonder eerst te proberen het probleem op te lossen. Escaleren naar management en annuleren van het contract is een extreme maatregel die pas overwogen moet worden na mislukte pogingen om het probleem op te lossen. Het aanpassen van de projectplanning zonder overleg pakt de kern van het probleem niet aan en kan leiden tot verdere vertragingen of kwaliteitsverlies.