Een leverancier van gespecialiseerde apparatuur meldt een mogelijke leveringsvertraging als gevolg van een technisch probleem bij een onderleverancier. Om op schema te blijven, stelt de leverancier voor om het onderdeel van de onderleverancier te vervangen door een vergelijkbaar onderdeel dat afwijkt van de projectspecificaties. Wat moet de projectmanager nu doen?

De projectmanager moet eerst de impact van de voorgestelde wijziging beoordelen. Overleg met een Subject Matter Expert (SME) is cruciaal om te bepalen of het afwijkende onderdeel technisch acceptabel is en voldoet aan de projecteisen zonder risico's te introduceren. Het accepteren van de vervanging zonder beoordeling (optie 1) is onverstandig, omdat dit kan leiden tot kwaliteitsproblemen of verdere vertragingen. Aandringen op het gespecificeerde onderdeel en luchtvracht (optie 2) kan kostbaar zijn en is mogelijk niet nodig als het alternatieve onderdeel acceptabel is. De leverancier opdragen het conforme onderdeel te gebruiken en het schema bijwerken (optie 3) is een optie, maar pas nadat is vastgesteld dat het alternatieve onderdeel onacceptabel is. De eerste stap is altijd het verzamelen van voldoende informatie om een weloverwogen beslissing te kunnen nemen.