Een lid van de stuurgroep zegt dat het wekelijkse rapport te lang en gedetailleerd is, waardoor ze de hoofd boodschap niet kunnen identificeren en actie kunnen ondernemen. Wat moet de projectmanager doen om soortgelijke klachten te voorkomen?

De projectmanager moet de informatiebehoeften van de stuurgroepleden verifiëren. Dit omvat het begrijpen van hun voorkeuren voor detailniveau, frequentie en formaat van rapporten. Door dit te doen, kan de projectmanager de communicatie aanpassen om ervoor te zorgen dat de stuurgroep de benodigde informatie efficiënt ontvangt, waardoor klachten over te lange of onduidelijke rapporten worden voorkomen. Het sturen van een korter dagelijks rapport is waarschijnlijk te frequent en kan leiden tot informatieoverload. Het doornemen van het rapport in een presentatie is een tijdelijke oplossing en pakt de onderliggende oorzaak van het probleem niet aan. Het presenteren van de projectstatus tijdens de vergadering is al een standaardpraktijk, maar lost het probleem van een te gedetailleerd wekelijks rapport niet op.