Een nieuw project is na een planningssessie van start gegaan en staat onder direct toezicht van het management. Na een evaluatie hoort de projectmanager een leidinggevende een teamlid vragen om een dashboard met de algehele projectstatus. Wat moet de projectmanager doen?

De projectmanager moet het communicatiemanagementplan bijwerken om informele verzoeken op te nemen, omdat dit een proactieve stap is om toekomstige communicatie te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat alle stakeholders op de hoogte zijn van de juiste procedures. Het negeren van de informele aard van het verzoek kan leiden tot inconsistente informatie of dubbel werk. Het bijwerken van de stakeholder engagement assessment matrix is niet de meest directe actie, aangezien het probleem hier communicatie is, niet de betrokkenheid van de stakeholder zelf. Het teamlid vragen een dashboard te maken om aan het verzoek te voldoen, omzeilt het probleem van ongeautoriseerde verzoeken en creëert een precedent. Het teamlid vertellen dat het verzoek via de projectmanager moet lopen, is confronterend en lost de onderliggende oorzaak van de informele communicatie niet op.