Een nieuwe projectmanager ontdekt dat een teamlid van de klant vaak de voortgang vertraagt door gebrek aan begrip, en dat die persoon niet op de vorige communicatielijst stond. Wat moet de projectmanager doen?

Het bijwerken van de communicatiematrix om het klantteamlid op te nemen, is de meest proactieve en effectieve oplossing. Dit lost de hoofdoorzaak van het probleem op: het gebrek aan begrip door onvoldoende communicatie. Door deze persoon op te nemen in de communicatieplanning, zorgt de projectmanager ervoor dat relevante informatie hem/haar tijdig bereikt, wat toekomstige vertragingen minimaliseert. Een wijzigingsverzoek indienen om extra uren te dekken, pakt de oorzaak niet aan en is een reactieve maatregel. Praten met het teamlid is nuttig, maar zonder formele communicatie blijft het probleem waarschijnlijk bestaan. De frequentie en duur van vergaderingen verhogen zonder de communicatiematrix aan te passen, is inefficiënt en lost het onderliggende probleem van ontbrekende informatie niet op.