Een primaire stakeholder kan niet consequent statusvergaderingen bijwonen. De projectmanager heeft deze stakeholder informeel en regelmatig op de hoogte gehouden, maar de projectmanager neemt ontslag en zal de nieuwe manager niet inlichten. Hoe moet de projectmanager ervoor zorgen dat de nieuwe manager deze updates voortzet?

Het bijwerken van het stakeholder engagement plan met de specifieke communicatiebehoeften voor de stakeholder is de meest effectieve actie. Dit plan documenteert hoe stakeholders zullen worden betrokken, inclusief hun communicatievoorkeuren en frequentie, en zorgt voor continuïteit, zelfs bij personeelswisselingen. Het zorgen dat het projectteam richtlijnen heeft, is minder formeel en minder duurzaam dan een officieel plan. Het zorgen dat projectdocumenten instructies bevatten, is te algemeen; het stakeholder engagement plan is specifiek gericht op deze interacties. Het bijwerken van het communications management plan is ook een goede optie, maar het stakeholder engagement plan is directer gericht op de betrokkenheid en specifieke behoeften van de stakeholder, inclusief de informele updates die de projectmanager eerder gaf.