Een project dat in uitvoering is, loopt achter op schema en mist enkele materialen. Een aannemer biedt aan de ontbrekende materialen te leveren en de kosten te dekken, omdat interne inkoop meer vertraging zou veroorzaken. De projectmanager is het niet eens met de voorgestelde kosten van de aannemer. Wat moet de projectmanager hierna doen?

De projectmanager moet het inkoopbeheerplan bijwerken en onderhandelen met de aannemer. Het inkoopbeheerplan bevat richtlijnen voor het omgaan met inkoopkwesties, inclusief onderhandelingen. De projectmanager moet de situatie documenteren en de impact op het project beoordelen. Onderhandelen met de aannemer is de volgende logische stap om tot een acceptabele oplossing te komen voor de levering van materialen en de kosten. De optie om de projectsponsor om aanvullend budget te vragen is voorbarig; eerst moet worden geprobeerd de kosten te beheersen via onderhandelingen. De aannemer vragen het aanbod te herzien zonder een gestructureerde onderhandeling is minder effectief. Het herzien van de inkoopstrategie is een bredere actie die mogelijk niet direct de huidige crisissituatie oplost, hoewel het op de lange termijn nuttig kan zijn.