Een project moet 150 pakketten naar de klant exporteren, maar slechts 30 pakketten zijn vrijgegeven voor verzending. De logistiek manager heeft twee weken geleden details naar de klant gestuurd en wekelijkse telefonische vergaderingen opgezet, maar de klant heeft niet deelgenomen aan de gesprekken. Hoe moet de projectmanager hiermee omgaan?

De projectmanager moet eerst de hoofdoorzaak van het probleem achterhalen. De klant heeft niet deelgenomen aan de wekelijkse gesprekken, wat duidt op een gebrek aan betrokkenheid of een onbekend probleem aan hun kant. Door de hoofdoorzaak te identificeren, kan de projectmanager een effectieve oplossing vinden en de klantbetrokkenheid verbeteren. Pas daarna kunnen verdere stappen worden overwogen, zoals het aanpassen van planningen of contracten. Het aanvragen van een contractwijziging of het informeren dat pakketten niet kunnen worden geproduceerd, zijn voorbarige acties zonder de onderliggende oorzaak te kennen. Het vragen om een verlenging van de leveringsdata is een symptoombestrijding en lost het communicatieprobleem niet op.