Een project moet wekelijks een grote hoeveelheid elektrische benodigdheden afnemen. Veel leveranciers willen samenwerken, dus de projectmanager verwacht een goede prijs te kunnen onderhandelen. Wat moet de projectmanager als eerste doen om de beste totale waarde in het toekomstige contract te garanderen?

De projectmanager moet eerst de beleidsregels, procedures, richtlijnen en juridische parameters identificeren. Dit is een cruciale eerste stap in het planningsproces voor inkoop, omdat het de grenzen en vereisten voor alle toekomstige contractuele activiteiten vaststelt. Zonder deze basiskennis kan de projectmanager geen effectieve contractstrategie ontwikkelen, ongeacht de onderhandelingspositie. Overleggen met de projectsponsor kan nuttig zijn, maar komt na het begrijpen van de formele kaders. Contact opnemen met leveranciers voor prijslijsten is een uitvoerende stap die pas zinvol is nadat de contractuele vereisten duidelijk zijn. Het opstellen van een stuklijst is een technische planningsactiviteit, maar adresseert niet de contractuele of juridische aspecten die essentieel zijn voor het waarborgen van de beste totale waarde.