Een project vereist een grote hoeveelheid apparatuur die ter plaatse moet zijn voordat andere activiteiten kunnen starten, maar de inkoopafdeling heeft een lang goedkeuringsproces. Wat moet de projectmanager doen?

De projectmanager moet samenwerken met het inkoopteam om alternatieve opties te vinden. Dit is de meest proactieve en collaboratieve aanpak, gericht op het oplossen van het probleem binnen de bestaande organisatorische processen. Het inkoopteam is de expert op dit gebied en kan helpen bij het identificeren van manieren om het proces te versnellen, zoals het zoeken naar andere leveranciers, het onderhandelen over kortere doorlooptijden, of het gebruikmaken van raamcontracten. De andere opties zijn minder effectief: Contact opnemen met een eerdere leverancier omzeilt het inkoopbeleid en kan leiden tot problemen met compliance. Bestaande apparatuur gebruiken en deze later vervangen is een tijdelijke oplossing die extra kosten en risico's met zich meebrengt. De projectsponsor vragen om het proces te versnellen is een escalatie die pas moet gebeuren nadat de projectmanager zelf heeft geprobeerd een oplossing te vinden met het inkoopteam.