Een projectingenieur in land A klaagt dat een monster van een leverancier in land B de verkeerde lengte heeft. Tijdens een gesprek controleerde de leverancier de tekeningen en houdt vol dat de meting correct is. Wat moet de projectmanager hierna doen?

De projectmanager moet eerst het inkoopcontract evalueren om de overeengekomen specificaties te bevestigen. Dit is een cruciale stap om te bepalen of er een misverstand is over de vereisten of dat er een afwijking is van de overeengekomen normen. Zonder deze bevestiging kan de projectmanager de situatie niet effectief aanpakken. Andere opties zijn minder effectief of voorbarig: Een bedrijf inhuren voor kwaliteitscontrole is een preventieve maatregel voor toekomstige leveringen, maar lost het huidige probleem niet op en is te vroeg zonder de specificaties te controleren. Het probleem escaleren naar de inkoopafdeling is een volgende stap als de contractuele specificaties duidelijk zijn en de leverancier nog steeds weigert mee te werken. Een taak toevoegen om het onderdeel aan te passen is een kostbare en inefficiënte oplossing die de oorzaak van het probleem niet aanpakt en de verantwoordelijkheid van de leverancier om correcte onderdelen te leveren omzeilt.