Een projectmanager begint aan een nieuw project waarbij belanghebbenden in vier categorieën zijn ingedeeld en de communicatieaanpak moeten definiëren. Hoe moet de projectmanager de communicatie beheren?

De projectmanager moet een communicatiestrategie voor belanghebbenden ontwikkelen en definiëren. Dit omvat het plannen van de communicatiebehoeften van elke belanghebbendengroep, rekening houdend met hun invloed, interesse en impact op het project. Een effectieve strategie zorgt ervoor dat de juiste informatie, op het juiste moment, via het juiste kanaal, aan de juiste doelgroep wordt geleverd. Het definiëren en richten op invloedrijke belanghebbenden is slechts een onderdeel van een bredere strategie; alle belanghebbenden hebben communicatie nodig, zij het in verschillende mate. Het gebruik van een uniforme communicatiestructuur voor alle groepen is ineffectief omdat belanghebbenden diverse behoeften en voorkeuren hebben. Het documenteren van de vier groepen in de project stakeholder matrix is een stap in de identificatie, maar geen actie voor het beheren van communicatie.