Een projectmanager bij een IT-bedrijf start een project met teamleden verspreid over vijf landen en vier tijdzones. Tijdens vroege vergaderingen met de sponsor en stakeholders komen deelnemers te laat, hebben ze problemen met de internetverbinding en ervaren ze taalbarrières. Wat moet de projectmanager doen om de teamcommunicatie te verbeteren?

De projectmanager moet onmiddellijk een communicatiemanagementplan opstellen. Dit plan definieert hoe, wanneer en door wie projectinformatie zal worden uitgewisseld, inclusief methoden voor het omgaan met geografische spreiding, tijdzones en taalbarrières. De andere opties zijn minder effectief of komen te laat. Initiële face-to-face vergaderingen zijn duur en niet altijd haalbaar voor een wereldwijd team. Het uitleggen van de voordelen van overlappende werktijden is een onderdeel van effectieve communicatie, maar geen allesomvattende oplossing voor de genoemde problemen. Een contactlogboek is nuttig, maar lost de onderliggende communicatieproblemen niet op zonder een gestructureerd plan.