Een projectmanager brengt regelmatig voortgangsrapporten uit, maar sommige belanghebbenden hebben geklaagd dat de communicatie niet aan hun behoeften voldoet. Wat moet de projectmanager doen?

De juiste aanpak is het analyseren van de communicatiebehoeften van de belanghebbenden. De klachten duiden erop dat de huidige communicatie niet effectief is, wat betekent dat de projectmanager moet begrijpen wat de belanghebbenden precies nodig hebben (bijvoorbeeld frequentie, formaat, inhoud, detailniveau). Het simpelweg verstrekken van meer projectdetails (A) of vaker updates geven (D) lost het onderliggende probleem niet op als de aard van de communicatie niet aansluit bij de behoeften. Een aparte bijeenkomst houden (B) kan nuttig zijn, maar zonder voorafgaande analyse van de behoeften is het minder effectief en kan het leiden tot meer inefficiënte communicatie. De analyse is een noodzakelijke eerste stap om gerichte verbeteringen aan te brengen.