Een projectmanager komt erachter dat onderdelen die door een leverancier zijn geleverd defecten vertonen, wat leidt tot vertragingen bij het testen. De leverancier beweert dat alle onderdelen volgens het contract zijn geleverd. Als de defecten niet binnen een week zijn verholpen, heeft dit gevolgen voor de productrelease. Wat moet de projectmanager doen?

De projectmanager moet het inkoopcontract herzien en samen met de leverancier een oplossing onderhandelen. Dit is de meest constructieve en projectgerichte aanpak. Door het contract te herzien, kan de projectmanager de specificaties en overeengekomen kwaliteitsnormen controleren en dit als basis gebruiken voor de onderhandelingen. Samenwerken met de leverancier om een oplossing te vinden, zoals het versneld leveren van vervangende onderdelen of het aanbieden van ondersteuning bij reparatie, minimaliseert de impact op de projectplanning en behoudt de relatie met de leverancier. Het annuleren van het contract en het opleggen van boetes (optie 1) kan leiden tot verdere vertragingen en juridische geschillen, wat de productrelease nog meer in gevaar brengt. Escaleren naar het senior management (optie 3) is voorbarig; de projectmanager moet eerst proberen het probleem zelf op te lossen. Het aanvragen van een herziening van het inkoopcontract om specificaties toe te voegen (optie 4) is een reactieve maatregel die het huidige probleem niet oplost en de vertragingen niet wegneemt.