Een projectmanager leidt een softwareproject om besparingen te genereren voor een grote financiële instelling. De oorspronkelijke duur was 13 maanden, maar door uitvoeringsproblemen werd dit verlengd tot 16 maanden. Tegen maand 11 werden de verwachte besparingen overtroffen, hoewel nog niet alle functionaliteiten die voor die tijd gepland waren, voltooid waren. Hoe moet de projectmanager belanghebbenden informeren over de voortgang?

De projectmanager moet de belanghebbenden informeren over zowel de positieve resultaten (overtroffen besparingen) als de uitdagingen (onvoltooide functionaliteiten). Het communiceren van de behaalde voordelen toont succes, terwijl het presenteren van een actieplan voor de openstaande functionaliteiten proactief en transparant is. Dit bouwt vertrouwen op en stelt belanghebbenden gerust dat het project onder controle is. Het uitstellen van communicatie totdat alle functionaliteiten voltooid zijn (optie 1) is onverstandig, omdat het belangrijke informatie achterhoudt. Het simpelweg e-mailen van een standaard voortgangsrapport (optie 3) is onvoldoende gezien de complexiteit van de situatie. Alleen rapporteren over onvoltooide functionaliteiten (optie 4) is te negatief en negeert de behaalde voordelen.