Een projectmanager leidt een wereldwijd virtueel team dat regelmatig belangrijke berichten mist, wat leidt tot gemiste deadlines. Wat moet de projectmanager doen om de effectiviteit van het team te verbeteren?

De projectmanager moet eerst de hoofdoorzaak van de communicatieproblemen vaststellen. Zonder te begrijpen waarom berichten worden gemist, zijn alle oplossingen slechts tijdelijke pleisters. Dit sluit aan bij het principe van 'root cause analysis' in projectmanagement. Teamcolocatie is bij een virtueel team vaak onrealistisch en lost de onderliggende problemen mogelijk niet op. Dagelijkse communicatie kan leiden tot overcommunicatie en is niet effectief als de oorzaak van het missen van berichten (bijvoorbeeld tijdzoneverschillen, taalbarrières, gebrek aan geschikte tools) niet wordt aangepakt. Een vergadering van de communicatiecontrolecommissie is pas zinvol nadat de hoofdoorzaak is vastgesteld en er concrete voorstellen zijn voor verbetering.