Een projectmanager neemt het project over tijdens de requirements gathering-fase. Een stakeholder beweert dat ze geen voortgangsupdates hebben ontvangen, hoewel er wekelijkse rapporten zijn verzonden. Wat moet de projectmanager doen om ervoor te zorgen dat stakeholders de juiste informatie krijgen?

De projectmanager moet de communicatiebehoeften van de stakeholders beoordelen en documenteren. Deze actie, onderdeel van het planningsproces voor stakeholderbetrokkenheid, zorgt ervoor dat de communicatie effectief is en aansluit bij de voorkeuren van elke stakeholder. De wekelijkse rapporten bereikten de stakeholder blijkbaar niet effectief, wat duidt op een mismatch in communicatiemethode of -frequentie. Een stuurgroepvergadering (optie A) is te algemeen en lost het onderliggende probleem van individuele communicatievoorkeuren niet op. Dagelijkse rapporten (optie B) zijn waarschijnlijk overbodig en leiden tot informatie-overload. Het betrekken van alle stakeholders bij wekelijkse teamvergaderingen (optie D) is mogelijk niet efficiënt of relevant voor alle stakeholders en pakt het probleem van de voorkeurscommunicatiemethode niet direct aan.