Een projectmanager nodigt de CEO, sponsor, teamleden en een externe klantvertegenwoordiger uit om het projectmanagementplan te beoordelen. Tijdens de presentatie van het budget vraagt de CEO om de vergadering te beëindigen. Wat had de projectmanager moeten doen om dit te voorkomen?

De CEO beëindigde de vergadering waarschijnlijk omdat gevoelige financiële informatie werd gedeeld met een externe partij zonder voorafgaande interne afstemming. Het is cruciaal om het kostenmanagementplan en budgetdetails eerst intern te bespreken en goed te keuren, vooral met de CEO en andere belangrijke interne stakeholders, voordat deze met externe partijen worden gedeeld. Dit voorkomt ongemakkelijke situaties en zorgt ervoor dat alle interne partijen op één lijn zitten. Het communicatiemanagementplan beoordelen is te algemeen; het gaat specifiek om de inhoud van de communicatie. Een hoofdoorzaakanalyse is een reactieve maatregel, niet preventief. Presentatiedia's vooraf sturen lost het probleem van ongepaste inhoud niet op.