Een projectmanager ontmoet externe belanghebbenden om doelstellingen uit te leggen en verwachtingen te scheppen. Een belangrijke belanghebbende lijkt het project alleen te steunen als ongerelateerde projecten financiële steun krijgen. Vanwege culturele gevoeligheden is de projectmanager terughoudend om direct te zijn, en het project kan niet doorgaan zonder de steun van deze belanghebbende. Wat moet de projectmanager doen?

De projectmanager moet de sponsor informeren over de situatie en het verzoek van de belanghebbende documenteren in het stakeholder engagement plan. Dit is essentieel omdat de sponsor de autoriteit heeft om strategische beslissingen te nemen en te bepalen hoe om te gaan met dergelijke complexe politieke en culturele kwesties die de projectdoelstellingen beïnvloeden. Het documenteren van het verzoek zorgt voor transparantie en een formele registratie van de kwestie. Doorgaan zonder scope creep toe te staan is niet haalbaar omdat de steun van de belanghebbende cruciaal is. Contingencyfondsen gebruiken om ongerelateerde projecten te financieren is onethisch en onjuist gebruik van projectmiddelen. Het project annuleren is voorbarig zonder overleg met de sponsor.