Een projectmanager ontvangt e-mails van verschillende belanghebbenden die vragen naar de projectstatus. Wat moet de projectmanager doen om dit in de toekomst te voorkomen?

De juiste aanpak is om de informatiebehoeften van belanghebbenden mee te nemen bij het plannen van de communicatiestrategie van het project. Dit is een proactieve stap die ervoor zorgt dat belanghebbenden tijdig en op de juiste manier de informatie ontvangen die ze nodig hebben, waardoor individuele statusvragen verminderen. Dit sluit aan bij het proces 'Communicatie plannen' uit de PMBOK® Guide. Wekelijkse vergaderingen zijn niet altijd efficiënt of nodig voor alle belanghebbenden. Een teamlid aanwijzen om te reageren, pakt de oorzaak niet aan en is reactief. Het opnemen van e-mails in statuscommunicatie is ook reactief en kan leiden tot overbodige informatie.