Een projectmanager sluit zich aan bij een bestaand project. Eén stakeholder is ontevreden over de frequentie en soorten updates en vraagt om meer informatie te delen. Wat moet de projectmanager hierna doen?

De projectmanager moet eerst de behoeften van de stakeholder begrijpen. Door een vergadering te plannen, kan de projectmanager dieper ingaan op de specifieke zorgen van de stakeholder, de gewenste frequentie en het type informatie. Dit bevordert een betere relatie en zorgt ervoor dat de uiteindelijke oplossing effectief is. Het raadplegen van de scope baseline is niet direct relevant voor communicatieproblemen, aangezien dit de projectinhoud en -grenzen definieert, niet de communicatiebehoeften. Het onmiddellijk bijwerken van het communicatiemanagementplan zonder een volledig begrip van het probleem kan leiden tot ineffectieve wijzigingen. De stakeholder vertellen te wachten op een jaarlijkse vergadering is onprofessioneel en negeert de directe zorg van de stakeholder, wat de relatie kan schaden en de ontevredenheid kan vergroten.