Een projectmanager van een hybride project onderhandelt over het contract met de klant. Het project heeft vertraging opgelopen door technische problemen en nieuwe afhankelijkheden, hoewel de manager verwacht de verloren tijd in de komende sprints in te halen. Een belangrijke stakeholder vraagt of de contractuele deadlines zullen worden gehaald. Wat moet de projectmanager als eerste doen?

De projectmanager moet eerst transparant zijn over de situatie. Door de huidige voortgang, de oorzaken van de vertragingen, de bekende risico's en de geplande corrigerende maatregelen te communiceren, toont de manager proactief leiderschap en bouwt hij vertrouwen op bij de stakeholder. Dit stelt de stakeholder in staat om een weloverwogen beslissing te nemen en helpt bij het gezamenlijk vinden van oplossingen. De optie om de stakeholder te vragen kalm te blijven en deelname te bevestigen, is onprofessioneel en negeert de zorg van de stakeholder. Het beoordelen van contractvoorwaarden en deadlines is een stap die volgt op de initiële communicatie, maar is niet de eerste actie. Een verzoek indienen voor extra tijd en budget is voorbarig zonder eerst de volledige situatie en de corrigerende maatregelen te hebben gecommuniceerd en besproken.