Een projectmanager van een leverancier rolt een softwareoplossing organisatiebreed uit. Een belanghebbende van de klant die niet aanwezig was tijdens het verkoopproces, eist dat buiten-scope vereisten zonder extra kosten worden geïmplementeerd. Wat moet de projectmanager hierna doen?

De projectmanager moet de belanghebbende verwijzen naar de leveringsspecificaties in de SOW (Statement of Work). De SOW definieert de overeengekomen scope van het project en dient als contractuele basis. Dit is de meest professionele en contractueel correcte eerste stap. De projectmanager moet de scope beschermen en voorkomen dat er buiten-scope werk wordt gedaan zonder een formeel proces. Het escaleren van de aanvraag naar het hogere management is voorbarig; de projectmanager moet eerst proberen de situatie zelf op te lossen door te verwijzen naar de contractuele afspraken. Het aanpassen van de scope- en tijdslijn-baselines is onjuist, omdat dit alleen mag gebeuren na een formeel wijzigingsbeheerproces en goedkeuring, niet zomaar op verzoek van een belanghebbende. Het implementeren van alle gevraagde vereisten zonder extra kosten is onacceptabel, omdat dit leidt tot scope creep en financiële verliezen voor de leverancier.